Ҳангоми кор дар Excel, баъзе ҷадвалҳо аз ҷиҳати ҳаҷм хеле таъсирбахшанд. Ин ба он оварда мерасонад, ки андозаи ҳуҷҷат меафзояд ва баъзан ҳатто ба даҳҳо мегабайт ё бештар мерасад. Афзоиши вазни китоби дафтарчаи кории Excel на танҳо ба зиёд шудани фазои дар диски сахт овардашуда, балки муҳимтар аз он, ба суръати амалҳо ва равандҳои гуногун дар он аст. Оддӣ карда гӯем, ҳангоми кор кардан бо чунин ҳуҷҷат, Excel ба сустшавӣ оғоз мекунад. Аз ин рӯ, масъалаи оптимизатсия ва кам кардани шумораи ин китобҳо аҳамияти муҳим пайдо мекунад. Биёед бубинем, ки чӣ гуна андозаи файлро дар Excel кам кардан мумкин аст.
Тартиби кам кардани андозаи китоб
Шумо бояд файли зиёдтаршударо дар як чанд самт якбора оптимизатсия кунед. Бисёре аз корбарон бехабаранд, аммо аксар вақт китоби кории Excel бисёр маълумоти нолозимро дар бар мегирад. Ҳангоме, ки файл хурд аст, ҳеҷ кас ба он аҳамият намедиҳад, аммо агар ҳуҷҷат калон шуда бошад, шумо бояд онро мувофиқи ҳамаи параметрҳои имконпазир оптимизатсия кунед.
Усули 1: кам кардани миқдори амалиёт
Ҳудуди корӣ он соҳае мебошад, ки дар онҷо Excel амалҳоро ба ёд меорад. Ҳангоми ҳисоб кардани ҳуҷҷат, барнома тамоми ҳуҷайраҳои майдони кориро ҳисоб мекунад. Аммо он на ҳамеша ба қатори корбар мувофиқат мекунад. Масалан, фазои тасодуфан дар поён ҷадвал ҷойгиршуда андозаи қитъаи кориро ба унсуре, ки ин ҷойгоҳ ҷойгир аст, васеъ мекунад. Чунин мешавад, ки Excel ҳар дафъа як хӯшаи ҳуҷайраҳои холиро ҳисоб мекунад. Биёед бубинем, ки чӣ тавр ин мушкилотро бо истифода аз намунаҳои ҷадвали мушаххас ислоҳ кардан лозим аст.
- Аввалан, пеш аз беҳсозӣ ба вазни он назар андозед ва муқоиса кунед, ки пас аз тартиб чӣ мешавад. Инро метавон бо гузаштан ба ҷадвал анҷом дод Файл. Ба боб равед "Тафсилот". Дар қисми рости равзанаи кушодашуда хусусиятҳои асосии китоб нишон дода шудаанд. Унсури якуми хосиятҳо андозаи ҳуҷҷат аст. Чӣ тавре ки мебинед, дар мисоли мо он 56,5 килобайт аст.
- Пеш аз ҳама, шумо бояд бифаҳмед, ки майдони воқеии кории варақ аз майдони барои корбар воқеан чӣ фарқ мекунад. Ин хеле содда аст. Мо ба ҳама чашмаки ҷадвал ворид мешавем ва як комбинатсияи калидро дохил мекунем Ctrl + Поёни. Excel фавран ба чашмаки охирин мегузарад, ки барнома унсури ниҳоии фазои кориро баррасӣ мекунад. Тавре ки шумо мебинед, дар мисоли мушаххаси мо ин сатр 913383 аст. Бо назардошти он, ки ҷадвал воқеан танҳо шаш қатори аввалро дар бар мегирад, мо метавонем далели онро нишон диҳем, ки 913377 сатрҳо воқеан бори бефоида мебошанд, ки он на танҳо андозаи файлро зиёд мекунад, балки, зеро ҳисобкунии доимии тамоми диапазон аз рӯи барнома ҳангоми иҷрои ягон амал, кори ҳуҷҷатро суст мекунад.
Албатта, дар асл, чунин фарқияти калон байни доираи корӣ ва онеро, ки Excel барои он мегирад, хеле кам аст ва мо барои равшанӣ бисёр сатрҳоро гирифтем. Гарчанде, баъзан ҳолатҳое ҳастанд, ки майдони корӣ тамоми майдони варақ аст.
- Барои ислоҳи ин мушкилот, шумо бояд ҳамаи сатрҳоро аз варақи аввал то охири варақ нест кунед. Барои ин, ячейкаи аввалро, ки фавран дар зери ҷадвал ҷойгир аст, интихоб кунед ва дар таркиби калидҳо нависед Ctrl + Shift + Тирчаи поён.
- Тавре ки шумо мебинед, пас аз он ҳама унсурҳои сутуни аввал аз чашмаки додашуда то охири ҷадвал интихоб карда шуданд. Он гоҳ мундариҷаро бо тугмаи рости муш пахш кунед. Дар менюи контекстие, ки кушода мешавад, интихоб кунед Нест кардан.
Бисёре аз корбарон мекӯшанд, ки бо пахши тугма канда шаванд. Нест кардан дар клавиатура, аммо ин дуруст нест. Ин амал таркиби чашмакҳоро тоза мекунад, аммо худи онҳоро нест намекунад. Аз ин рӯ, дар мисоли мо, он кӯмак нахоҳад кард.
- Пас аз он ки мо ашёро интихоб кардем "Нест кардан ..." дар менюи контекстӣ як тирезаи хурд барои тоза кардани ячейкаҳо кушода мешавад. Мо коммутаторро ба он ҷойгир мекунем "Хат" ва тугмаро пахш кунед "Хуб".
- Ҳама сатрҳои интихобшуда нест карда шуданд. Боварӣ ҳосил намоед, ки китобро аз тариқи клик кардани дискета дар кунҷи чапи болоии равзана захира кунед.
- Акнун биёед бубинем, ки ин ба мо чӣ гуна кӯмак кард. Ҳар ячейкаи ҷадвалро интихоб кунед ва миёнабурро нависед Ctrl + Поёни. Тавре ки шумо мебинед, Excel охирин чашмаки ҷадвалро интихоб кард, яъне акнун маънои унсури охирини фазои кории варақ аст.
- Акнун ба боб гузаред "Тафсилот" ҷадвалҳо Файлто бифаҳмем, ки вазни ҳуҷҷати мо чӣ қадар кам шудааст. Чӣ тавре ки мебинед, ҳоло 32,5 КБ мебошад. Ёдовар мешавем, ки қабл аз тартиботи оптимизатсия андозаи он 56,5 Кб буд. Ҳамин тариқ, он 1,7 маротиба коҳиш ёфт. Аммо дар ин ҳолат, дастоварди асосӣ ин коҳиш додани вазни файл нест, аммо ҳоло барнома аз ҳисоб кардани диапазони воқеан истифоданашуда озод карда шудааст, ки суръати коркарди ҳуҷҷатро ба таври назаррас афзоиш хоҳад дод.
Агар китоб якчанд варақ дошта бошад, ки шумо бо он кор мекунед, шумо бояд бо ҳар кадоми он тартиби монандро иҷро кунед. Ин минбаъд андозаи ҳуҷҷатро кам мекунад.
Усули 2: Нест кардани Форматкунӣ
Омили дигари муҳиме, ки ҳуҷҷати Excel-ро мушкилтар мекунад, ин формати аз ҳад зиёд аст. Он метавонад истифодаи ҳуруфҳои мухталиф, ҳудудҳо, форматҳои рақамиро дар бар гирад, аммо пеш аз ҳама ин ба пур кардани ячейкаҳо бо рангҳои гуногун дахл дорад. Пас, пеш аз формат кардани файл, шумо бояд ду маротиба фикр кунед, ки оё ин сазовори ин аст ё не, агар шумо бе ин тартиб ба осонӣ кор карда тавонед.
Ин хусусан ба китобҳои дорои миқдори зиёди иттилоот, ки дар худ аллакай миқдори калон доранд, дуруст мебошад. Илова кардани форматкунонӣ ба китоб, метавонад вазни онро ҳатто якчанд маротиба зиёд кунад. Аз ин рӯ, шумо бояд як сатҳи миёнаро байни дидани пешниҳоди маълумот дар ҳуҷҷат ва андозаи файл интихоб кунед, форматро танҳо дар ҷое ки лозим аст, татбиқ кунед.
Омили дигари марбут ба форматкунии вазн дар он аст, ки баъзе корбарон ба пур кардани ҳуҷайраҳо бартарӣ медиҳанд. Яъне, онҳо на танҳо ҷадвалро, балки диапазонеро, ки дар зери он ҳастанд, баъзан ҳатто то охири варақ формат мекунанд, бо интизории он, ки ҳангоми илова ба ҷадвалҳо сатрҳои нав онҳоро бори дигар формат кардан лозим нест.
Аммо ҳоло дақиқ маълум нест, ки хатҳои нав илова мешаванд ва чанд нафар илова мешаванд ва бо чунин форматкунии пешакӣ шумо ҳозир файлро вазнинтар мекунед, ки ин ба суръати кор бо ин санад низ таъсири манфӣ хоҳад дошт. Аз ин рӯ, агар шумо форматкуниро ба чашмакҳои холӣ, ки ба ҷадвал дохил нашудаанд, татбиқ карда бошед, пас он бояд хориҷ карда шавад.
- Пеш аз ҳама, шумо бояд ҳама чашмакҳоро, ки дар зери диапазон ҷойгиранд, интихоб кунед. Барои ин шумораи рақами хати аввалро дар панели координати амудӣ клик кунед. Тамоми сатр таъкид шудааст. Баъд аз ин, мо омезиши клавиатураи аллакай шиносоиро истифода мебарем Ctrl + Shift + Тирчаи поён.
- Баъд аз ин, ҳамаи сатрҳои дар қисми ҷадвал пуршуда нишон дода мешаванд. Дар ҷадвал будан "Хона" ба нишона пахш кунед "Тоза"дар тасма дар қуттии асбобҳо ҷойгир аст "Таҳрир". Менюи хурд кушода мешавад. Мавқеъро дар он интихоб кунед "Форматҳои тоза".
- Пас аз ин амал форматкунӣ дар ҳама чашмакҳои интихобшуда нест карда мешавад.
- Ҳамин тариқ, шумо метавонед форматкунонии нолозимро дар худи ҷадвал хориҷ кунед. Барои ин, ячейкаҳои алоҳида ё диапазонеро интихоб кунед, ки дар он ҷо форматкунӣ то андозае муфид мешуморад, тугмаро пахш кунед "Тоза" дар тасма ва аз рӯйхат, -ро интихоб кунед "Форматҳои тоза".
- Тавре ки шумо мебинед, форматкунӣ дар доираи интихобшудаи ҷадвал пурра нест карда шудааст.
- Пас аз он, мо ба якчанд қатор унсурҳои форматкунӣ бармегардем, ки ба назари мо мувофиқанд: сарҳадот, форматҳои рақамӣ ва ғайра.
Амалҳои дар боло зикршуда барои коҳиш додани андозаи дафтарчаи кории Excel ва тезонидани кор дар он кӯмак мекунанд. Аммо беҳтар аст, ки аввалан форматкуниро танҳо дар ҷое истифода баред, ки он воқеан зарур ва зарур аст, назар ба сарф кардани вақти баъдӣ барои беҳсозии ҳуҷҷат.
Дарс: Форматкунии ҷадвалҳо дар Excel
Усули 3: нест кардани истинодҳо
Баъзе ҳуҷҷатҳо шумораи хеле зиёди истинодҳо доранд, ки аз он ҷо арзишҳо кашида мешаванд. Ин метавонад суръати корро дар онҳо ба таври ҷиддӣ суст кунад. Истиноди берунӣ ба дигар китобҳо дар ин намоиш махсусан таъсирбахш аст, гарчанде ки пайвандҳои дохилӣ низ ба фаъолият таъсири манфӣ мерасонанд. Агар манбаъе, ки истиноди мазкур маълумотро мегирад, доимо нав карда намешавад, яъне иваз кардани суроғаҳои истинод дар ячейкаҳо бо арзишҳои муқаррарӣ ба назар мерасад. Ин метавонад суръати кор бо ҳуҷҷатро афзоиш диҳад. Пас аз интихоби унсур шумо метавонед бубинед, ки пайванд ё арзиш дар чашмаки мушаххас дар сатри формула аст.
- Минтақаро интихоб кунед, ки дар он пайвандҳо мавҷуданд. Дар ҷадвал будан "Хона"ангушт занед Нусха ки дар лента дар гурӯҳи танзимот ҷойгир аст Санҷиши клипи.
Интихобан, пас аз равшан кардани диапазон, шумо метавонед таркиби тугмаи кӯтоҳро истифода баред Ctrl + C
- Пас аз нусхабардории маълумот, мо интихобро аз минтақа дур намекунем, аммо онро бо тугмаи рости муш пахш мекунем. Менюи контекстӣ кушода мешавад. Дар он дар блок Параметрҳоро гузоред ба нишона пахш кардан лозим аст "Арзишҳо". Он дорои шакли нишона бо рақамҳои нишон додашуда.
- Баъд аз ин, ҳама истинодҳо дар минтақаи интихобшуда ба арзишҳои оморӣ иваз карда мешаванд.
Аммо дар хотир доред, ки ин оптимизатсияи дафтарчаи кории Excel на ҳама вақт қобили қабул аст. Онро танҳо он вақт истифода бурдан мумкин аст, ки маълумот аз манбаи аслӣ динамикӣ набошад, яъне бо мурури замон тағир наёбад.
Усули 4: тағиротҳои формат
Роҳи дигари коҳиш додани андозаи файл тағйир додани формат мебошад. Эҳтимол, ин метод аз ҳар каси дигар барои фишурдани китоб кӯмак мекунад, гарчанде ки имконоти дар боло зикршуда низ бояд дар якҷоягӣ истифода шаванд.
Дар Excel якчанд формати файлии "модарӣ" мавҷуданд - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Формати xls васеъкунии асосӣ барои версияҳои барномавии Excel 2003 ва қабл аз он буд. Ин аллакай кӯҳна шудааст, аммо ба ҳар ҳол, бисёр корбарон ба кор бурдани онро идома медиҳанд. Илова бар ин, вақтҳое ҳастанд, ки шумо бояд баргаштан ба кор бо файлҳои кӯҳнаеро, ки чандин сол пеш дар шакли форматҳои замонавӣ сохта шуда буданд, баргардонед. Ногуфта намонад, ки бисёре аз барномаҳои тарафи сеюм, ки намедонанд коркарди версияҳои минбаъдаи ҳуҷҷатҳои Excel бо китобҳо бо ин тамдиди зиёд кор мекунанд.
Бояд қайд кард, ки китобе, ки xls васеъшавии xls дорад, нисбат ба аналогии муосири формати xlsx хеле калон аст, ки дар айни замон Excel онро ҳамчун китоби асосӣ истифода мебарад. Пеш аз ҳама, ин ба он вобаста аст, ки файлҳои xlsx, дар асл, архивҳои фишурдашуда мебошанд. Аз ин рӯ, агар шумо васеъшавии xls -ро истифода баред, аммо шумо вазни китобро кам кардан хоҳед, шумо онро танҳо бо нигоҳ доштани он дар формати xlsx метавонед анҷом диҳед.
- Барои табдил додани ҳуҷҷат аз формати xlsx ба формати xlsx, ба ҷадвал гузаред Файл.
- Дар равзанаи кушодашуда фавран ба бахш диққат диҳед "Тафсилот", ки дар он гуфта шудааст, ки ҳуҷҷат айни замон 40 Kbytes вазн дорад. Баъд, номро клик кунед "Ҳамчун захира ...".
- Равзанаи наҷот кушода мешавад. Агар шумо хоҳед, метавонед ба феҳристи нав дар он гузаред, аммо барои аксари корбарон нигоҳ доштани ҳуҷҷати нав дар ҳамон ҷое, ки манбаъ дорад, қулай аст. Номи китобро, агар хоҳиш дошта бошад, дар майдони "Номи файл" иваз кардан мумкин аст, гарчанде ки ин ҳатмӣ нест. Муҳимтар аз ҳама дар ин тартиб, дар майдон муқаррар карда мешавад Намуди файл арзиши "Китоби дафтарчаи кории Excel (.xlsx)". Баъд аз ин, шумо метавонед тугмаро пахш кунед "Хуб" дар поёни равзана.
- Пас аз сарфа кардани кор, биёед ба бахши он меравем "Тафсилот" ҷадвалҳо Файлто бубинем, ки чӣ қадар вазн кам шудааст. Чӣ тавре ки мебинед, ҳоло 13.5 КБ аз 40 КБ пеш аз тартиби мубодила. Яъне, танҳо дар шакли муосир сарфа кардани он имкон дод, ки китобро қариб се маротиба фишурд.
Илова бар ин, дар Excel як формати ҳозиразамони xlsb ё китоби дуӣ мавҷуд аст. Дар он ҳуҷҷат дар рамзгузории дуӣ нигоҳ дошта мешавад. Ин файлҳо аз китобҳои дар формати xlsx сабуктар низ камтаранд. Илова бар ин, забоне, ки онҳо навишта шудаанд, ба Excel наздиктар аст. Аз ин рӯ, он бо ин гуна китобҳо назар ба паҳнкунии дигар зудтар кор мекунад. Ҳамзамон, китоби форматҳои муайяншуда аз нигоҳи коршоямӣ ва имкониятҳои истифодаи асбобҳои гуногун (форматкунӣ, функсияҳо, графика ва ғайра) ҳеҷ гоҳ аз формати xlsx пасттар нест ва аз формати xls болотар аст.
Сабаби асосии он, ки чаро xlsb формати пешфарзро дар Excel насб накард, дар он аст, ки барномаҳои тарафи сеюм бо он кор карда наметавонанд. Масалан, агар ба шумо лозим аст, ки иттилоотро аз Excel ба 1C содир кунед, инро бо ҳуҷҷатҳои xlsx ё xls анҷом додан мумкин аст, аммо на бо xlsb. Аммо, агар шумо ба интиқол додани ягон маълумот ба ягон барномаи шахси сеюм ният надошта бошед, он гоҳ шумо метавонед ҳуҷҷатро дар формати xlsb захира кунед. Ин ба шумо имкон медиҳад, ки андозаи ҳуҷҷатро кам ва суръати корро дар он афзоиш диҳед.
Тартиби нигоҳдории файл дар доираи xlsb ба амале, ки мо барои васеъкунии xlsx кард, шабеҳ аст. Дар ҷадвал Файл оид ба банди пахш кунед "Ҳамчун захира ...". Дар равзанаи захира, ки дар майдон кушода мешавад Намуди файл як интихобро лозим аст "Китоби дафтарчаи дуии корӣ (* .xlsb)". Пас тугмаро пахш кунед Сарфа.
Мо дар боби вазни ҳуҷҷат назар мекунем "Тафсилот". Тавре ки мебинед, он боз ҳам коҳиш ёфтааст ва ҳоло ҳамагӣ 11,6 КБ мебошад.
Хулоса, мо гуфта метавонем, ки агар шумо бо файл бо формати xls кор карда истода бошед, пас усули аз ҳама самараноки кам кардани андозаи он нигоҳ доштан дар форматҳои ҳозиразамони xlsx ё xlsb мебошад. Агар шумо аллакай маълумотҳои тамдиди файлро истифода карда бошед, пас барои кам кардани вазни онҳо, шумо бояд фазои кориро дуруст танзим кунед, форматкунии аз ҳад зиёд ва пайвандҳои нолозимро хориҷ кунед. Агар шумо ҳамаи ин амалҳоро дар маҷмӯъ иҷро кунед ва худро бо як интихоб маҳдуд накунед, шумо натиҷаҳои хубтар ба даст меоред.
